OKR i små organisationer: 6 fejl, der stopper målene

I har holdt et strategiseminar, hvor alle var enige om tre ambitiøse mål for næste kvartal. Seks uger senere ligger målene i et dokument, som ingen har åbnet siden. Det sker ofte, når man arbejder med OKR i små organisationer. På papiret ser metoden enkel ud, men i en virksomhed med fem, femten eller tredive medarbejdere er der færre til at holde processen i gang, og den daglige drift vinder næsten altid kampen om tiden.

Det er sjældent selve metoden, der er problemet. Som regel er det nogle få, genkendelige fejl i måden, den bliver indført på. Herunder gennemgår vi de seks mest almindelige og ser på, hvad I kan gøre i stedet.

Kort forklaret

• Mål (Objective): En kvalitativ beskrivelse af, hvor I vil hen. Den skal kunne huskes og give retning.
• Nøgleresultater (Key Results): To til fire målbare tegn på, at I er nået i mål.
• Initiativer: De konkrete aktiviteter, I sætter i gang for at flytte nøgleresultaterne. De er ikke selv en del af OKR’en.

Fejl 1: I prøver at nå alt på én gang

I en lille virksomhed er der altid flere gode idéer end hænder. Derfor er det fristende at skrive seks eller syv mål ned, så alle afdelinger og ønsker bliver tilgodeset. Resultatet er, at intet bliver prioriteret, og at målene bare bliver en ekstra opgaveliste oven i driften.

En udbredt tommelfingerregel er ét til tre mål pr. kvartal for hele virksomheden med højst et par nøgleresultater til hvert. Er det svært at skære ned, kan I spørge jer selv: Hvis vi kun når ét af målene, hvilket skal det så være?

Fejl 2: Nøgleresultaterne er i virkeligheden opgaver

»Lancere ny hjemmeside« eller »Holde to kundearrangementer« er aktiviteter og ikke resultater. Man kan sagtens sætte flueben ved dem uden at have flyttet noget som helst. Et nøgleresultat beskriver effekten, fx en højere andel af henvendelser, der kommer via hjemmesiden, eller flere genkøb fra eksisterende kunder.

Brug disse spørgsmål til at teste hvert nøgleresultat:

• Kan vi måle det, og ved vi, hvor vi står i dag?
• Beskriver det en ændring og ikke en aktivitet?
• Ville vi være tilfredse, hvis vi nåede det, også selv om vi gjorde noget andet end planlagt?
• Har vi adgang til tallene uden at skulle bygge et nyt system?

Fejl 3: Der er ingen fast rytme for opfølgning

Det er her, de fleste OKR-forløb går i stå. Målene bliver sat, og så bliver de først taget frem igen, når kvartalet er slut. Når der ikke er nogen fast rytme, opdager I for sent, at et nøgleresultat ikke flytter sig.

I små organisationer behøver opfølgningen ikke at være tung. Et kort, fast punkt på et eksisterende ugemøde rækker ofte langt:

• Hvor står hvert nøgleresultat i forhold til sidste uge?
• Hvor sikre er vi på at nå det, på en skala fra lav til høj?
• Hvad står i vejen, og hvem kan hjælpe?
• Hvad er det vigtigste, vi gør inden næste møde?

Pro-tip: Læg opfølgningen ind i et møde, I allerede holder, i stedet for at oprette et nyt. Jo færre ekstra møder OKR kræver, desto større er chancen for, at det overlever en travl periode.

Fejl 4: Målene kobles direkte til løn og bonus

Det kan virke logisk at belønne dem, der når deres nøgleresultater. Ulempen er, at medarbejderne så får en god grund til at sætte målene lavt. OKR fungerer bedst, når man tør sætte ambitiøse mål og acceptere, at man ikke altid når dem helt. Det sker sjældent, hvis lønnen afhænger af det.

Mange vælger derfor at holde OKR adskilt fra aflønning og bruge målene som et styrings- og læringsværktøj. Overvejer I alligevel at koble mål til bonus, så afklar de aftalemæssige og skattemæssige forhold med jeres revisor eller advokat, før I lover noget.

Fejl 5: Ingen ejer det enkelte nøgleresultat

I en lille virksomhed hjælper alle med lidt af hvert. Det er en styrke i hverdagen, men det betyder også, at et nøgleresultat, som »vi« ejer i fællesskab, nemt ender med ikke at have nogen ejer. Sæt ét navn på hvert nøgleresultat. Ejeren skal ikke gøre alt arbejdet selv, men har ansvaret for at følge op, råbe op og komme med status.

Fejl 6: Kvartalet slutter uden evaluering

Når kvartalet er slut, er det fristende at gå direkte videre til de næste mål. Men uden en kort evaluering lærer I ikke noget, og de samme fejl kommer igen. Evalueringen behøver ikke at tage lang tid, men den skal være ærlig.

3 spørgsmål til evalueringen

• Hvad nåede vi, og hvad forklarer forskellen mellem plan og resultat?
• Var målene for ambitiøse, for forsigtige eller tilpas?
• Hvad gør vi anderledes, når vi sætter mål for næste kvartal?

Tjekliste før I sætter næste kvartals mål

• Vi har højst tre mål for hele virksomheden.
• Hvert nøgleresultat er målbart, og vi kender udgangspunktet.
• Ingen nøgleresultater er formuleret som opgaver.
• Hvert nøgleresultat har én navngiven ejer.
• Opfølgningen ligger fast i et eksisterende møde.
• Målene er ikke koblet direkte til løn og bonus.
• Datoen for evalueringen står i kalenderen.

Det er også en god idé at tjekke, at målene hænger sammen med jeres overordnede strategiplan. OKR er et værktøj til at gøre strategien konkret for det næste kvartal. Det erstatter ikke selve strategien, og mål, der ikke peger i samme retning som den, mister hurtigt opbakningen.

Opsummering

OKR i små organisationer går sjældent i stå, fordi metoden er forkert. Det sker oftere, fordi der er for mange mål, uklare nøgleresultater og ingen fast opfølgning. Hold antallet nede, mål effekt frem for aktivitet, giv hvert nøgleresultat en ejer, og sæt både opfølgning og evaluering i kalenderen. Så har målene en reel chance for at blive brugt i hverdagen og ikke bare ende i et dokument, som ingen åbner.